先定义字段，不要直接要求整理成表格
使用 Claude 提取表格信息前，先写清楚要哪些列、每列是什么含义，以及空值怎样处理。例如整理报价材料时，项目名称、数量、单价、金额与备注不能混为一个“价格”字段。
本文用虚构报价文本练习，未测试特定文件上传界面，也不声称模型能直接读取任何格式。只有实际服务支持时才上传文件；否则先准备带表头和行号的可读取文本。
第一步：保留表头、单位和脚注
复制材料时不要只粘贴数字。保留列名、币种、单位、含税说明和脚注。如果原表有合并单元格，先说明这个单元格对应哪些行；不要让模型猜测一条说明适用于整个表格。
扫描件需要先抽查文字识别。小数点、千位分隔符和负号会显著改变数值。准备文本时不要把“1,200”拆成两个字段，也不要把日期中的分隔符当作列分隔符。
虚构练习：三行报价
材料为：“币种人民币，单价单位元/件，税费情况未说明。R1：笔记本，数量10，单价12；R2：文件夹，数量未填，单价5；R3：样品，数量0，单价未填。备注：运费另议。”
如果只做提取，结果应保留原始数量和单价，并为缺失值标记待确认。R2的数量不是0，R3的数量0也不是缺失。这种区别会影响后续统计和业务判断。
第二步：把提取与计算分开
第一轮只转写字段，不计算总价。第二轮如果确实需要金额，可以单独计算已有数量与单价都完整的行，并标记这是计算结果而非原表字段。R1的计算金额为120元；R2与R3信息不足，不应补一个看起来合理的单价或数量。
上面的金额只是练习中的乘法结果。实际报价还需考虑税费、折扣和运费，不能将这份提取结果当作最终应付金额。原文“运费另议”需要保留，不能变成“包邮”。
第三步：设计可追溯的输出
建议字段为原始行号、项目、数量原文、单价原文、币种与单位、缺失项和备注。需要标准化数值时，再增加标准化值列，保留原文字段，方便发现转换错误。
可以要求所有不确定之处单独列出，不让模型把推断混进正式表格。没有原始页码时使用你给的行号；不要生成不存在的页码或工作表名称。
大表格分批提取怎样避免漏行
按照连续行号分批，例如第一批R1到R30、第二批R31到R60。每批都附上相同表头和适用脚注。合并前核对编号是否连续、是否重复，并检查跨批次的单位和字段顺序。
重复项目名称不代表重复记录。同名产品可能有不同规格或来自不同日期，所以去重前先定义依据，不能只按名称删除。涉及多张表时保留来源表名称，避免误合并。
验收要检查什么
先检查原始行数与输出行数，再抽查各列。全部检查缺失值、0、负值、大额数值和单位变化。计算字段另外核对公式；即使文本提取看起来整齐，也不能据此认定计算全部正确。
如果需要导入业务系统，先用小样本验证日期、编码和小数格式。前导零可能是编号的一部分，例如“0012”不能自动改成数字12。公式、导入约束与系统字段类型应由实际系统要求决定。
常见问题：能不能补齐空白值
只有材料明确说明继承规则时才能补齐，并标记补齐依据。例如原表说明“下列各行使用同一币种”，可以复制币种；没有说明的数量与金额不能推测。不确定时留待确认，比补错更容易修复。
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准备输入结构可参考《Claude 中文提示词：一个可复用的结构》；材料较长时，可阅读《用 Claude 整理长文：让摘要能够回到原文》。