写邮件前，先说明这封信要促成什么
用 Claude 写邮件时，先说明收件人与你的关系、事情的背景，以及希望对方采取的下一步。催确认、解释变化与邀请参会的重点不同，不能只用“帮我写封专业邮件”概括。
本文提供虚构场景与原创模板，没有发送实际邮件，也不代表任何产品的操作界面。你可以粘贴文字练习；联网、邮箱连接及自动发送能力以实际服务为准。
第一步：列出已知事实与缺失字段
准备收件人称呼、事项、已有约定、希望回复的时间和可提供的材料。把缺失信息单独列出，例如正式交付日尚未确定、附件还没有准备。真实邮件需先删除与写作无关的私人信息和内部敏感内容。
“希望周五收到回复”是你的请求，“对方承诺周五完成”则是已有事实，只有材料明确记录后者才能这样写。要求模型不要把你的期望改写成对方的承诺。
虚构案例一：礼貌催确认，不虚构截止日期
练习材料：“上周发了方案，目前未收到意见；希望周五前确认是否采用；正式交付时间还要讨论。”可以起草成：“想跟进一下上周发送的方案。方便的话，请于周五前告知是否采用；如需调整，也请告诉我具体意见。交付时间待方案确认后再讨论。”
这份示例保留了请求和待定事项。如果生成稿写成“按约定周五交付”，就添加了不存在的约定。回到原材料纠正，而不是只把语气变得更客气。
第二步：先输出内容骨架
让 Claude 先列出邮件目的、必须保留的事实、需要对方回答的问题和未确认事项。骨架确认后，再生成主题与正文。对于敏感沟通，这能在改写前发现立场偏差。
如果只有部分段落需要修改，可以指定“只调整第二段的语气，保留时间、金额与其他段落”。局部修改比反复整篇重写更容易检查。
虚构案例二：回应请求时保留能力边界
对方问：“能否明天提供最终报价？”你的材料是“明天可以提供初步估算，最终报价需确认范围”。可回复：“明天可以先提供初步估算；最终报价需要在需求范围确认后给出。请补充预计数量与服务范围，便于核算。”
如果生成稿写成“明天给您最终报价”，就改变了承诺范围。初步估算和最终报价应始终使用不同词语，不要为了简短把两者合并。
第三步：用具体要求控制语气
说明需要直接、礼貌还是简短，并指出场景。例如“面向熟悉项目的同事，正文三段以内，不重复背景”就比“高情商一点”更容易执行。若使用范例，只参考句子长度和称呼方式，不复制其中的承诺或产品信息。
英文邮件同样要先确认事实。专有名词保留原写法，日期可以要求完整年月日，避免不同地区的数字日期顺序产生歧义。翻译后核对否定词与条件句是否保留。
发送前检查七件事
核对姓名和称呼、主题是否准确、时间是否有依据、金额与单位是否一致、附件是否实际存在、对方需要做什么、承诺是否超出你的权限。不要保留“见附件”却忘记附文件。
在这里，Claude 的输出只是待审阅草稿。重要邮件还应由熟悉业务的人确认，再在邮箱中发送。本文流程没有授权模型替你联系客户或同事。
常见问题：邮件太长怎么办
先确定必须保留的事实和请求，再压缩重复解释。可要求“保留所有条件，将背景合并成一句，最后只留一个明确问题”。如果简短与完整冲突，优先保留时间、限制和需要对方确认的内容。
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通用任务结构可参考《Claude 中文提示词：一个可复用的结构》；需要保留个人语气时，可阅读《用 Claude 润色文章：保留事实与自己的语气》。