先看作品显示的是哪种分享入口
你想让同事查看一个交互作品，首先要确定谁能打开它、谁能修改，以及作品里是否带着不该公开的材料。2026年10月17日核对的官方文档区分了新的 Share 入口和旧作品的 Publish、Share & copy link。不同方案、作品类型和组织设置可用选项不同，不能拿一张旧截图套用全部账户。
官方说明作品初始为私人状态，分享后才改变访问范围。对 Team 和 Enterprise，组织所有者还会控制外部分享。本文是文档核对后的检查流程，没有替任何账户更改权限。找不到入口时，应先核实作品类型和组织设置，而不是重复创建公开链接。
把三种访问范围写成人能理解的话
仅受邀访问，意味着要核对邀请对象和身份；组织内可访问，意味着不只项目里的几位同事；持链接可访问，则不能假定转发后仍只有最初收件人能够打开。先用普通语言写出期望范围，例如“只给参与评审的两人查看”，再选择相符设置。
虚构练习：向两位同事交付排班板
假设你做了一个虚构排班板，只需要两位同事评审。测试材料先用甲、乙等假名，不放真实手机号或客户记录。确认作品支持的访问层级后，给评审者最小必要权限；如果只需阅读，就没有必要让他们编辑。分享完成后，用符合目标角色的账户核对实际可见内容。
一次检查要覆盖作品本身、可下载内容和关联材料。官方特别提醒，分享在聊天中创建的某些旧版作品时，查看者也可能获得该聊天附件和文件的访问权。不要只检查画布上可见的文字，就认为周边材料都不会被带出。
数据来源与作品内存储分别核查
作品从连接应用读取的数据，与作品自身保存的内容不是同一件事。官方说明，连接应用使用查看者自己的访问权；某些作品保存的信息却可能对打开它的人共享。交付前应问清：显示的是动态读取结果，还是已经存进作品里的记录？
不要因为源系统里撤销了一个权限，就直接推断作品里已经没有该内容。先检查是否存在复制、下载或存储，再确定你可以撤回的范围。这个检查方法是本站编辑建议，不代表已审计某一具体作品。
更新后重新验收，旧版取消发布先留副本
修改内容或权限后，重新核对接收者看到的版本和可用操作。若按钮写的是旧版 Unpublish，官方当前说明取消发布后不能再次发布同一个作品，并会删除其个人及共享存储数据。需要保留资料时，先整理可导出的副本，别把取消发布当作临时隐藏按钮。
最终交付记录应包含作品类型、访问范围、接收角色、版本与验收时间。未知设置留为待确认，不宣称“链接绝对私密”。如果你要管理的是长期资料和项目成员，而非单个作品，可接着阅读本站关于 Projects 资料组织的教程。