先记录失败发生在哪一阶段
“文件不能用”可能指选不进附件、发送失败、解析内容缺失，或者已经读到但回答不正确。先写下出现提示的那一步、错误原文、文件格式和文件大小，再进行一次有目的的检查。反复刷新或反复上传同一个文件，往往只会让你失去判断变化原因的线索。
2026年10月17日核对的官方说明分别列出聊天上传与项目文件的限制，并提示 XLSX 需要启用代码执行与文件创建。限制数字可能调整，先查文末官方原文中与你所用位置相符的一栏。不要把项目文件限制套到聊天附件，也不要默认第三方 Claude 工具有同样的文件能力。
第一步：文件在本机能否正常打开
用对应阅读器打开原文件，检查是否损坏、是否真的具有扩展名所表示的格式，以及目标内容是否存在。把图片文件改名为 PDF 不会完成格式转换。对于带访问限制的材料，先确认自己有处理权限，再准备可读取的副本；不要把访问限制当作上传工具能够自动解决的事情。
若原文件本身有问题，先修复或重新导出，再继续尝试。保留原件，给试验副本加版本号，避免你和协作者讨论的实际上已经不是同一个文件。
第二步：附件是否真正进入当前聊天
文件选择框关闭，不代表上传完成。观察实际界面是否显示附件、是否仍有错误提示、发送时附件是否还在。可以用一份只含“测试材料：编号T1”的普通小文本作为对照；这是建议的自测步骤，不是本文已在你的账户完成的测试。
如果小文本可用而原文件不可用，优先检查原文件的格式、内容和对应限制；若两者都不可用，记录当时的账户、应用和提示，再排查服务或连接问题。对照的目的只是缩小范围，不能据此证明一定是网络故障或账户故障。
第三步：区分上传成功与解析成功
先问一个只涉及明确内容的小问题，例如“请指出材料中的编号和第一节标题”。若附件存在却无法正确定位，先检查文本提取或视觉处理范围，再增加分析任务。官方说明非 PDF 文档中的嵌入图片不会按图像读取，因此 Word 中的截图可能需要另行提供，而不是不断重发同一份文档。
不要把“回答里没提到某段”直接解释为文件没上传。也可能是任务没要求覆盖该段，或者模型遗漏了内容。把目标页、标题或定位词说清楚，能区分解析缺失和回答遗漏。
给支持人员一份最小记录
留下应用与版本、发生时间、文件类型与大小、上传位置、错误原文，以及小文件对照结果。示例文件使用可公开的脱敏材料；不要把完整客户文件或凭据贴进问题描述。记录哪些步骤已经试过，以及每一步改变了什么，方便别人继续定位。
最终应能明确问题停在本地文件、附件传送、内容读取还是回答环节。需要读取 PDF 图表时，接着阅读本站对应的页码与图例核对教程；需要保留文本表格结构时，使用表格提取教程。不同问题走不同路径，避免把一切归结为“文件太大”。